Début des discussions à 17 h 45

Étaient présents

Ordre du jour

Définition du rôle de chacun des membres du conseil d’administration

Le membership

La grille tarifaire doit être mise à jour sur le site par Samuel Sirois. Les accès doivent lui être envoyés.

Changer les statuts et règlements. Samuel Lavoie doit envoyer le procès-verbal de la dernière assemblée générale annuelle – l’URL – à Éric Paré. Éric Paré rédigera les modifications à effectuer afin d’être conforme à ce qui a été voté à la dernière assemblée générale annuelle. Samuel Sirois doit mettre à jour la page sur les statuts et règlements du site Web afin de prendre en compte la nouvelle formulation fournie par Éric Paré.

Quelques informations sur l’outil de gestion des membres du nouveau site Web. L’outil accepte un paiement paypal de façon automatique, mais ne gère pas le renouvellement – n’envoie pas de courrier électronique pour le renouvellement. Une liste des membres du système peut être affichée. La saisie de données initiales doit être réalisée dans le nouveau système de gestion des membres. Samuel Lavoie prend la responsabilité du groupe Linkedin et Facebook – Samuel Sirois le nomme gestionnaire sur le groupe LinkedIn. Mathieu Chartier doit revoir les gabarits sur le nouveau site afin d’afficher esthétiquement les écrans publics nécessaires pour le système de gestion des membres. Samuel Sirois prend la responsabilité de réaliser la saisie initiale des membres dans le nouveau système de gestion – Mathieu Chartier doit lui faire une démonstration de l’outil.

Pour le renouvellement : on propose de faire un script sur le SGBD pour envoyer automatiquement un courriel de renouvellement. Tant que ce script ne sera pas réalisé, Samuel Sirois aura la responsabilité d’envoyer un courrier électronique de renouvellement aux membres dont l’adhésion est échue. On doit lui envoyer la liste officielle des membres.

Processus d’adhésion d’un nouveau membre :

1. Le trésorier doit recevoir un courriel.
2. Le trésorier à la responsabilité de vérifier la réception du paiement.
3. Le trésorier émet une facture au nom du W3Québec au nouveau membre.
4. Le trésorier informe le secrétaire de la réception du paiement.
5. Le secrétaire officialise le statut du nouveau membre dans le système de gestion des membres.

Samuel Sirois s’engage à envoyer un gabarit de facture au format Open Office à Éric Paré.

Le calendrier des activités

Samuel Sirois est nommé responsable de la mise à jour du calendrier des activités.

Il est proposé de ne pas seulement mettre les activités du W3Québec, mais bien « l’ensemble » des activités reliées à la scène du Web.

Samuel Sirois propose d’envoyer un courrier électronique aux responsables des autres activités afin de les informer de la publicité que le W3Québec leur fait. François Viens souligne que ce courrier électronique doit être personnalisé pour la personne responsable de l’activité et non simplement un gabarit automatique;

On propose de recenser l’ensemble des activités que nous connaissons. Chaque membre du conseil d’administration doit envoyer sa liste personnelle au à Samuel Sirois qui s’occupera de recouper dans un seul document épuré des doublons les différents groupes proposant des activités en lien avec la scène du Web. François Viens rappel de ne pas oublier que c’est le W3Québec, pas le W3Montréal : nous devons recenser les activités à la grandeur de la province, sans s’y limiter.

Mathieu Chartier propose de faire un flux RSS du calendrier W3Québec. Mathieu Chartier prend la responsabilité de créer ce flux.

Il est entendu que les membres devraient pouvoir publier un événement dans le calendrier.

Procédures pour le recrutement de membres et de commanditaires

Nous constatons que nous ne sommes pas près puisque la nouvelle organisation du conseil d’administration n’est pas encore complètement structurée.

Le nouveau site Web est un élément clef pour les communications du conseil d’administration : il est entendu que le site Web est un préalable à toute initiative majeure de recrutement.

Il est entendu que le site Web doit dire quelque chose, l’offre doit donc être rédigée. On se base sur la première ébauche de travail d’un dépliant promotionnel rédigée par François Viens avec l’aide d’Éric Paré il y a quelques semaines.

François Viens propose de faire un envoi postal – pas par courrier électronique – contenant le dépliant promotionnel à la liste des compagnies recensées par le groupe de travail sur l’industrie du Web.

On discute des éléments clefs du dépliant promotionnel – restons simples.

• Logo
• Mission
• L’offre
• Les façons de devenir membre
• Les coordonnées

Il est entendu que nous devons être prêts – pas parfait, mais prêts – afin de lancer une campagne de recrutement.

On définit « être prêts »

• Nouveau site Web disponible le 19 décembre
  • Page d’accueil
  • Les pages du premier et deuxième niveau de l’arborescence du site actuel
  • Les pages de troisième niveau jugées importantes
    • Samuel Lavoie s’engage à lister les pages de troisième niveau en considérant le nombre d’accès à ces pages afin de prioriser le travail d’intégration du troisième niveau. Cette liste sera prête pour le 12 décembre.
  • Système de gestion des membres – partie publique
  • Le valideur intégré dans la nouvelle architecture et le nouveau design
  • Samuel Lavoie rappelle l’importance de ne pas changer les URL
  • Le 13 décembre, en direct de chez Trigosoft, Mathieu Chartier et Samuel Sirois vont intégrer les textes du site Web dans la nouvelle architecture
• Le plan stratégique
• L’offre

On commence à définir « l’offre »

• Trafic Web
  • Section commanditaires sur le site
  • Les pages d’accueil au fil du temps
  • Commanditaire du mois clairement identifié sur la page d’accueil
  • Mathieu Chartier s’engage à réaliser un gabarit de page d’accueil « sponsorisée »
• L’idée de l’écran-choc est rejetée

Qui fait quoi – En bloc

François Viens renvoie le fil de discussion sur l’ébauche de travail du dépliant. L’équipe du C.A. renvoie ses commentaires.

Éric Paré s’occupe d’apporter les changements nécessaires au registre des entreprises. Éric Paré propose de payer pour faire effectuer les changements de façon accélérée afin d’être certain que les vieux noms ne trainent plus dans le registre – afin de protéger les anciens membres du C.A.

Éric Paré doit aller à la banque avec les nouvelles informations du registre des entreprises.

L’accès au compte Paypal doit être remis à Éric Paré – ce dernier s’occupe de s’assurer qu’il a l’information en main. On propose de créer un compte IMAP pour contenir l’ensemble des pièces justificatives : les mots de passe, les pièces jointes, etc.

Samuel Sirois envoie deux gabarits de facture au format Open Office à Éric Paré.

• 1 gabarit membre individuel
• 1 gabarit membre personne morale

Samuel Lavoie envoie les accès au site actuel à Samuel Sirois.

Les déclarations de revenus doivent être disponibles sur le site Web. Éric Paré les envoie à Samuel Sirois. Samuel Sirois les mets sur le site Web.

Les documents de l’assemblée générale – états financiers – doivent être mis à jour afin d’être conformes aux chiffres réels – reçues après l’assemblée générale annuelle.

Varias

Les clefs de la case postale seront remises à Éric Paré.

Finances

Des chèques de nouveaux membres ont été déposés par Éric Paré. Il y a actuellement 1000,00 $ dans le compte de banque. Si tous les chèques actuellement en circulation sont déposés, il n’y a pas de problème. Il y aura probablement des pénalités de retard de paiement pour les taxes.

PHPQuébec approche Mathieu Chartier

PHPQuébec demande si le W3Québec est intéressé à être partenaire média de PHPQuébec. Il y a un événement Job Fair, où W3Québec pourrait avoir un kiosque. PHPQuébec veut de la visibilité. Les conférences sont payantes chez PHPQuébec. Suggestion d’entente

• Le W3Québec donne de la visibilité à PHPQuébec, il devient donc commanditaire sur la page d’accueil
• Le W3Québec obtient un kiosque à l’événement Job Fair
• Le W3Québec obtient un tarif préférentiel pour ses membres – l’intérêt du W3Québec, c’est l’intérêt de ses membres

Mathieu Chartier tentera d’obtenir les statistiques sur ces conférences, pour connaître le nombre de participants habituel et ainsi pouvoir quantifier l’apport du W3Québec.

Conférence de Mathieu au cégep

Les étudiants étaient Flash/Jeux vidéos. Ils n’étaient pas touchés par les standards ouverts. On est un peu bredouille, c’est une bonne expérience personnelle pour Mathieu. Il n’y a pas eu de rétroaction sur la conférence depuis – nouveaux membres, inscriptions sur la liste d’envoi, etc.

Fin des discussions à 19 h 33

Rédigé le 02 décembre par Samuel Sirois, secrétaire du W3Quebec.org