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Statuts et règlements
Sommaire
- Section 1 – Généralités
- Section 2 – Les membres
- Section 3 – L'assemblée générale
- Section 4 – Le conseil d'administration
- Section 5 – Le comité exécutif
- Section 6 – Les dirigeants
- Section 7 – Dispositions financières
- Section 8 – Amendements aux règlements
Section 1 – Généralités
1. Nom
Le nom de l'organisme est W3Québec.
2. Siège social
Le siège social de l'organisme est situé dans la province de Québec à l'endroit désigné par les administrateurs.
3. Définitions
Conseil : le conseil d'administration de l'organisme.
Employé : toute personne qui s'engage, verbalement ou par écrit, à exécuter un travail, à temps plein ou à temps partiel, pour le compte d'un employeur, en contrepartie d'un salaire ou d'un traitement, pour une période limitée ou indéterminée.
Loi : Loi sur les compagnies du Québec, L.R.Q. C-38 et ses modifications.
Organisme : W3Québec.
Section 2 – Les membres
4. Les membres
Est membre de l'organisme toute personne physique ou morale qui :
- adhère à la mission et aux objectifs de l'organisme;
- fait une demande d'adhésion;
- paie la cotisation fixée par le conseil d'administration;
- est acceptée par le conseil d'administration sur résolution dûment adoptée.
5. Droit des membres
Seuls les membres en règle depuis sept (7) jours ont droit de vote à l'assemblée générale annuelle ou spéciale à raison d'un membre un vote.
Tout nouveau membre se verra automatiquement inscrit à une liste de diffusion officielle via laquelle il se verra mis au courant de la tenue des réunions du Conseil d'administration, et via laquelle il recevra les avis de convocation aux assemblées générales de W3Québec.
Il est du devoir du membre de fournir à cette fin une adresse de courriel valide.
6. Délégation officielle et substitut
Le membre « personne morale » de l'organisme désigne une personne déléguée officielle qui le représente au sein de l'organisme. De plus, le membre « personne morale » pourra désigner, par procuration écrite, un substitut pour remplacer la personne déléguée officielle.
7. Suspension et exclusion des membres
Le comité exécutif pourra suspendre un membre pour toute cause jugée valable, mais seul le conseil d'administration pourra destituer un membre après lui avoir donné la possibilité de se faire entendre par le conseil d'administration.
8. Démission des membres
Tout membre de l'organisme peut démissionner en avisant par écrit le secrétaire de l'organisme; sa démission prend effet sur réception dudit avis, à moins d'indication contraire.
9. Perte du statut de membre
Le statut de membre se perd automatiquement par le non renouvellement du membership (carte de membre), et ce, avant l'assemblée générale annuelle.
Section 3 – L'assemblée générale
10. Composition
L'assemblée générale est composée :
- des personnes déléguées officielles désignées par les membres personnes morales de l'organisme, à raison d'une personne déléguée officielle par membre;
- des membres individuels (personnes physiques).
Une même personne ne peut représenter plus d'un membre en règle.
11. Droits et pouvoirs
L'assemblée générale doit être informée des activités de l'organisme et doit déterminer ses grandes orientations.
Elle adopte le bilan annuel et les perspectives.
Elle ratifie les modifications aux statuts et règlements proposées par le conseil.
Elle élit le président et les administratrices et administrateurs.
Elle nomme la personne à la vérification comptable.
Elle ratifie le montant de la cotisation annuelle fixée par le conseil d'administration.
Elle délibère sur les rapports et propositions présentés par le conseil d'administration, le comité exécutif ou les comités formés par elle-même à cette fin, et décide de leur adoption, avec ou sans modification ou de leur rejet.
Elle se prononce de façon générale sur toute question touchant le bien de W3Québec.
12. Assemblée générale annuelle
L'assemblée générale annuelle sera tenue dans les quatre-vingt-dix (90) jours suivant la fin de l'année financière de l'organisme.
13. Assemblée générale spéciale
Une assemblée générale spéciale peut être convoquée en tout temps par le conseil lorsqu'il le juge nécessaire ou sur demande signée par au moins vingt-cinq pour cent (25 %) ou vingt (20) membres en règle de l'organisme ayant droit de vote, le moindre des deux prévalant. Le secrétaire de l'organisme doit convoquer l'assemblée.
À défaut d'être ainsi convoquée, l'assemblée peut être convoquée par les requérants; le délai de convocation est dans ce dernier cas ramené à cinq (5) jours.
14. Convocation
Les assemblées générales se tiennent aux dates et lieux fixés par le conseil, lequel doit informer les membres par un avis écrit et public et/ou courrier électronique et affichage sur le site et ce, au moins vingt-et-un (21) jours de calendrier avant la date de cette assemblée. Cet avis comprend l'ordre du jour, la date, l'endroit et l'heure de l'assemblée.
Dans le cas d'une assemblée générale spéciale, le conseil peut ramener le délai de convocation à dix (10) jours, en cas d'urgence.
15. Quorum
Le quorum pour toute assemblée générale, qu'elle soit annuelle ou spéciale, sera de 50 pour cent (50 %) ou 12 membres en règle de l'organisme, le moindre de deux prévalant. Dans la mesure du possible, il convient d'assurer une représentation des membres personnes morale et physique. Dans la mesure du possible, les membres présents également devraient représenter les diverses régions du territoire.
Section 4 – Le conseil d'administration
16. Composition
Les affaires de l'organisme sont gérées par un conseil d'administration composé de cinq (5) membres votants dûment élus par l'assemblée des membres.
De plus, la personne au poste de direction générale est invitée permanente au conseil, sans droit de vote.
17. Mise en nomination et éligibilité
17.1. Postes d'administrateur provenant des membres « personne morale » et « personne physique »
- Sont éligibles aux postes d'administrateur provenant des membres « personne morale » et « personne physique » tous les membres en règle de l'organisme.
- L'assemblée générale nomme une personne à la présidence de l'élection, une au secrétariat et deux scrutateurs. Aucune de ces personnes n'est éligible au poste d'administrateur.
- Le scrutin est secret. Il est dépouillé par les personnes nommées au paragraphe précédent. Les personnes élues sont proclamées par le président d'élection.
- Le vote se fait sur un seul bulletin où le membre votant inscrit les candidatures de son choix pour les postes ouverts pour les membres personnes morales et la candidature de son choix pour le poste ouvert pour les personnes physiques.
- Sont déclarées élues, les personnes ayant obtenu le plus de votes.
18. Durée du mandat
La durée du mandat des membres du conseil d'administration est de deux (2) ans par rotation. Afin d'assurer la rotation, la moitié des administrateurs élus à l'assemblée de fondation ont un mandat d'un (1) an et ceux-ci seront désignés par un tirage au sort.
19. Pouvoirs du conseil
Le conseil propose des orientations à l'assemblée générale et exécute les mandats que celle-ci lui confère. Il administre les affaires de l'organisme et voit à son bon fonctionnement, en son nom et dans les limites de la Loi et des règlements.
Il peut, de plus, lorsqu'il le juge nécessaire, former des comités du conseil, lesquels comités doivent rendre compte au conseil des résultats de leurs travaux.
20. Quorum
Le quorum pour les réunions du conseil est de la majorité des administrateurs en fonction.
21. Rémunération
Les membres du conseil ne sont pas rémunérés pour l'exercice de leurs fonctions d'administrateurs.
22. Conflit d'intérêts
22.1 Aux fins de l'article 22 en matière de conflit d'intérêt :
- « administrateurs » désigne les membres du conseil et les membres de comités mandatés par le conseil, afin de procéder à l'analyse et à la formulation de recommandations concernant les demandes d'aide financière ou technique;
- « employé » ou « contractuel » désigne la personne à la direction générale ou toute autre personne recevant une rémunération de l'organisme;
- « entreprise » ou « association » désigne toute corporation, société, groupe d'individus ou individu demandant ou recevant de l'aide financière ou technique;
- « proche famille » désigne la mère, le père, la mère par remariage, le père par remariage, ou un parent nourricier, la sœur, le frère, la demi-sœur, le demi-frère, le conjoint, y compris le conjoint de droit commun, l'enfant, y compris l'enfant d'un conjoint de droit commun, l'enfant en tutelle, la belle-mère, le beau-père, la belle-sœur, le beau-frère ou tout autre parent demeurant avec employé ou l'administrateur, selon le cas.
22.2 Conflit d'intérêts direct
D'une façon générale, il y a conflit d'intérêts direct lorsque les administrateurs et les employés qui ont un pouvoir de décision ou de recommandation concernant les demandes d'aide financière ou technique, ou un membre de leur famille proche, possèdent des intérêts dans une entreprise ou association qui demande ou reçoit de l'aide financière ou technique.
Les administrateurs et les employés de l'organisme qui ont un pouvoir de décision ou de recommandation concernant les demandes d'aide technique ou financière, ou un membre de leur proche famille, qui ont un intérêt dans l'entreprise ou association qui demande ou reçoit de l'aide technique ou financière, doivent déclarer tous leurs intérêts, se retirer du lieu de la discussion et s'abstenir de prendre part à toute décision concernant cette entreprise ou association.
22.3 Conflit d'intérêts indirect
D'une façon générale, il y a conflit d'intérêts indirect lorsque les administrateurs et les employés qui ont un pouvoir de décision ou de recommandation concernant les demandes d'aide financière ou technique, sont susceptibles d'en tirer avantage de quelque nature pour leur compte ou pour le compte d'un membre de leur proche famille ou d'un associé ayant une relation d'affaires avec eux.
Sans limiter ce qui précède, constituent un conflit d'intérêts indirect des situations telles en regard d'une entreprise ou association demandant de l'aide financière ou technique :
- agir à titre de fournisseur important de biens ou de services (incluant services professionnels et financiers);
- agir à titre de client important;
- agir à titre de compétiteur réel ou potentiel;
- être un associé d'un fournisseur important, d'un client important ou d'un compétiteur.
Les administrateurs et les employés de l'organisme qui ont un pouvoir de décision ou de recommandation concernant les demandes d'aide financière ou technique qui se trouvent en situation de conflit d'intérêts indirect doivent déclarer tous leurs intérêts, se retirer du lieu de la discussion et s'abstenir de prendre part à toute décision relative à tout sujet qui peut entraîner un conflit d'intérêts.
Par ailleurs, les administrateurs et les employés peuvent également se placer en situation de conflit d'intérêts indirect, en dehors du cadre d'une demande d'aide financière ou technique, en agissant à titre de fournisseur ou de client de l'organisme, ou en étant associé à un fournisseur ou à un client de l'organisme.
Dans ces circonstances, ils doivent déclarer tous leurs intérêts, se retirer du lieu de la discussion et s'abstenir de prendre part à toute décision relative à tout sujet qui peut entraîner un conflit d'intérêts.
22.4 Incompatibilité de fonction
Les administrateurs et les employés de l'organisme ne doivent pas occuper un poste ou avoir un autre emploi ayant des exigences incompatibles avec leurs fonctions ou qui pourrait nuire à leurs aptitudes à s'acquitter de leurs fonctions de façon objective. Dans un tel cas, ils doivent déclarer leur situation d'incompatibilité.
De plus, un membre du conseil qui désire postuler à un poste rémunéré de l'organisme doit se retirer de toute activité liée au processus de sélection et s'abstenir de prendre part à toute décision. Il doit remettre sa démission par écrit au secrétariat de l'organisme, advenant son embauche.
22.5 Confidentialité
Sous réserve des dispositions législatives permettant l'accès aux renseignements, les administrateurs, les personnes-ressources invitées, les observateurs et les employés doivent s'engager par écrit à garder confidentiels les renseignements portés à leur connaissance du fait de leur participation aux travaux du conseil, ou à des comités mandatés par le conseil, et ils doivent s'abstenir d'en discuter avec quiconque à moins d'y avoir été autorisés par le conseil.
Les administrateurs et les employés de l'organisme ne doivent tirer avantage, ni se placer en situation de tirer avantage des renseignements à caractère confidentiel que l'organisme possède sur les entreprises ou associations demandant ou recevant de l'aide financière ou technique.
22.6 Obligation envers l'organisme
Tout administrateur et employé de l'organisme a l'obligation de dévoiler la nature de toute situation de conflit d'intérêts direct ou indirect, réel, potentiel ou apparent ou d'incompatibilité de fonction et de respecter les procédures et décisions prises dans le cadre du présent règlement.
23. Réunions
Le conseil se réunira au moins quatre (4) fois par année.
Les membres du conseil doivent se réunir aussi souvent que nécessaire.
Le secrétaire de l'organisme voit à convoquer les réunions du conseil, selon le mode déterminé par les membres du conseil au moins cinq (5) jours avant la tenue des réunions. S'il y a urgence, il peut ramener le délai à deux (2) jours.
Si tous les membres du conseil renoncent par écrit à recevoir l'avis préalable du lieu, jour, heure et objet de la réunion, toute assemblée peut avoir lieu sans avis préalable de convocation.
24. Vacances
S'il survient une vacance au conseil, le conseil peut combler le poste par cooptation, pour le temps qu'il reste à courir au mandat. Toutefois, il doit choisir le remplaçant dans la catégorie des membres d'où provient la vacance ou du même territoire, dans la mesure du possible. La procédure de cooptation peut être répétée autant de fois qu'il y a de postes vacants.
25. Réunions publiques
Les réunions du conseil sont ouvertes aux membres de l'organisme ou à toute personne agréée par le conseil, à titre d'observateurs, à moins que le conseil ne décide le huis clos. De plus, les règles de conflit d'intérêts et de confidentialité s'appliquent aux observatrices ou observateurs.
26. Destitution
Un membre du conseil peut être démis de ses fonctions, pour cause, par un vote des 2/3 (deux tiers) des administrateurs alors en fonction lors d'une réunion dûment convoquée à cet effet.
Le membre du conseil dont la destitution est demandée doit avoir été convoqué à cette réunion par courrier recommandé.
De plus, si un administrateur est absent de trois réunions consécutives dûment convoquées, sauf motif raisonnable, il peut être destitué de son poste. Une lettre recommandée l'avisant de sa destitution lui est envoyée. Un administrateur destitué peut faire appel à la prochaine assemblée générale.
27. Perte du statut d'administrateur
Cesse de faire partie du conseil, tout membre qui :
- offre par écrit sa démission au conseil, à partir du moment où celui-ci l'accepte par résolution; ou
- perd ses qualifications de membre de W3Québec; ou
- n'est plus la personne déléguée officielle de l'organisme.
28. Indemnisation
Les administrateurs, leurs héritiers et ayants droit, seront tenus, au besoin et à toute époque, à même les fonds de la corporation, indemne et à couvert :
- de tous frais, charges et dépenses quelconques que ces administrateurs supportent au cours ou à l'occasion d'une action, poursuite ou procédure intentée contre eux, à l'égard ou en raison d'actes faits ou choses accomplies ou permises par eux ou elles dans l'exercice ou pour l'exécution de leurs fonctions, et
- de tous autres frais, charges et dépenses qu'ils supportent ou subissent au cours ou à l'occasion des affaires de la corporation ou relativement à ces affaires, excepté ceux qui résultent de leur propre négligence ou de leur omission volontaire.
Section 5 – Le comité exécutif
29. Composition
Le comité exécutif est formé des trois (3) dirigeants de l'organisme. La personne au poste de direction générale de l'organisme est invitée permanente, sans droit de vote.
30. Pouvoirs
Le comité exécutif exerce les pouvoirs qui lui sont conférés par le conseil d'administration. De plus, il fait rapport au conseil à chaque réunion et celui-ci peut renverser ou modifier les décisions prises par le comité exécutif.
31. Quorum
Le quorum est fixé à deux (2) membres.
Section 6 – Les dirigeants
32. Élection
Les membres du conseil élisent parmi eux, lors de la première réunion du conseil d'administration après l'assemblée générale annuelle, les dirigeants de l'organisme. Ils doivent s'assurer, dans la mesure du possible, d'une représentation équitable des diverses régions du territoire.
33. Postes de dirigeants
Les postes de dirigeants sont les suivants :
- présidence
- vice-présidence
- secrétariat
- trésorerie
Les postes au secrétariat et à la trésorerie peuvent être fusionnés ou séparés, au gré du conseil d'administration.
34. La présidence
La personne à la présidence représente l'organisme et en est le porte-parole.
Elle préside les réunions du conseil et du comité exécutif, s'occupe de l'administration générale des affaires de l'organisme et veille à ce que toutes les résolutions et directives du conseil soient appliquées.
Elle peut déléguer une personne pour la présidence de l'assemblée des membres.
35. Le vice-président
La personne à la vice-présidence assume les tâches et exerce les pouvoirs de la présidence, en cas d'absence ou d'incapacité d'agir de celle-ci.
De plus, elle accomplit les tâches et fonctions qui lui sont attribuées par le conseil.
36. Le secrétariat
La personne à ce poste est responsable de :
- de la convocation des réunions du conseil et de l'assemblée générale;
- de la garde des archives, livres des minutes, procès-verbaux de l'organisme;
- de la tenue à jour du registre des membres de l'organisme et des membres du conseil.
Elle signe tous les documents que sa fonction commande et remplit les fonctions qui lui sont attribuées par le conseil.
37. La trésorerie
La personne à ce poste est responsable :
- de la charge et de la garde des fonds et valeurs de l'organisme et dépose ces fonds et valeurs dans une institution financière déterminée par le conseil;
elle répond des opérations financières et des livres comptables de l'organisme :
- elle fait rapport au conseil de la situation financière de l'organisme et voit à ce que les états financiers, justes et complets, soient faits et disponibles régulièrement.
38. Rémunération
Aucun dirigeant de l'organisme n'est rémunéré pour l'exercice de ses fonctions de dirigeants.
39. Durée du mandat
Le mandat au poste d'un dirigeant est d'une durée d'un (1) an, renouvelable.
40. Destitution
Le conseil peut destituer, pour cause, un dirigeant de l'organisme, par résolution adoptée par les deux tiers (2/3) des administrateurs présents.
Une réunion du conseil doit être convoquée à cet effet. Une convocation par courrier recommandé sera envoyée à la personne concernée. Un successeur pourra être élu à cette même réunion.
41. Démission
Un dirigeant peut démissionner en tout temps au moyen d'un avis écrit adressé à la présidence du conseil.
42. La direction générale
42.1. Responsabilités générales
- Sous la responsabilité du conseil d'administration, la direction générale est responsable de diriger et de planifier l'ensemble des activités de W3Québec.
- Elle contribue, avec les instances à la définition des orientations, à la conception des politiques de gestion des ressources humaines, financières, matérielles et informationnelles et s'assure de leur mise en œuvre.
42.2. Responsabilités spécifiques
- Elle transmet ou fait transmettre sur demande légitime, les avis de convocation aux réunions de l'assemblée générale, du conseil d'administration, du comité exécutif et des autres comités.
- Elle tient ou fait tenir les registres de membres de la corporation.
- Elle est responsable du suivi de la gestion financière.
42.3. Autres responsabilités
Elle exécute tout autre travail et remplit toute fonction que peuvent lui demander ou lui confier la présidence ou le comité exécutif.
Section 7 – Dispositions financières
43. Exercice financier
L'exercice financier commence le 1er septembre et se termine le 31 août de chaque année.
44. Affaires bancaires
Le conseil peut, au besoin, ouvrir ou fermer des comptes dans une institution financière pour les fins de l'organisme.
45. Signataires
Le conseil désigne au moins trois (3) dirigeants et la direction générale qui peuvent agir comme signataires des comptes de l'organisme, lesquels signataires sont toujours deux (2) pour agir.
Tous les chèques, billets, lettres de change et autres effets de commerce, contrats ou convention engageant l'organisme ou le favorisant doivent être signés par deux (2) personnes désignées par le conseil.
46. Pouvoir d'emprunt
Les administrateurs de l'organisme peuvent à l'occasion, lorsqu'ils le jugent opportun, faire des emprunts de deniers sur le crédit de l'organisme.
47. Vérification
Les états financiers seront vérifiés chaque année par la personne qui fera la vérification nommée à cette fin lors de l'assemblée générale annuelle. Les livres de l'organisme seront mis à jour le plus tôt possible à la fin de chaque exercice financier. Ces livres sont sujets à examen sur place, aux heures régulières de bureau, par tous les membres qui en font la demande au secrétaire de l'organisme.
48. Dissolution
Dans le cas de dissolution de l'organisme, tous les biens et avoirs de l'organisme, après paiement de toutes ses dettes et obligations, doivent être distribués à d'autres organismes à but non lucratif de son territoire, selon les priorités établies par l'assemblée générale.
Section 8 – Amendements aux règlements
49. Changement
Tout changement aux statuts et règlements de l'organisme doit être adopté par les membres du conseil d'administration.
Ces modifications devront ensuite être ratifiées par un vote majoritaire des membres présents lors de l'assemblée générale annuelle dûment convoquée à cette fin.
Toute modification aux règlements doit apparaître à l'avis de convocation de cette assemblée générale.
Septembre 2004
W3Québec : C.P. 58508, COP Complexe Les Ailes, Montréal, QC, Canada, H3B 5K8
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